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FRHong
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大家是怎么用 Gmail 来提高自己的效率的?

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  •   FRHong · 2012-05-16 23:12:32 +08:00 · 6919 次点击
    这是一个创建于 4585 天前的主题,其中的信息可能已经有所发展或是发生改变。
    看到 /t/36094 这一帖 11 楼 @9hills 回复里的截图,觉得非常 neat & organised.

    截图:
    https://lh4.googleusercontent.com/-zprmiJ7LR2I/T5Z-5No1UrI/AAAAAAAADjg/NgVvAXEsqmg/s0/Screenshot-20120424-145016.png

    想请教一下V2EX的其他朋友,如果你是Gmail重度用户的话,是怎么用 Gmail 提高自己的效率的呢?

    就个人来说,我用Gmail完成一下功能
    1. 作为集中邮箱。登录我的Gmail,可以从那里发送和接受 hotmail, QQ 等邮件
    2. 结合 wfttt.com 拿来发twitter
    3. TO-LIST

    接下来通过Filter可能拿来当作 reader 用。
    23 条回复    1970-01-01 08:00:00 +08:00
    9hills
        1
    9hills  
       2012-05-17 01:03:51 +08:00   ❤️ 4
    一. 清空Inbox,所有邮件看过后移出inbox。一般邮件只需要存档就好,属于某个project的邮件则打上标签,然后存档。最后待办的邮件如果当日需要完成,则留在inbox中,以后才要完成的,打上tomorrow标签,移出收件箱

    二. 为每个Project列一个标签,完成后放入ArchiveLable标签组中。一切都是标签。。

    三. 做几个特殊的filter,过滤 [email protected] [email protected] [email protected]
    然后放入SAVE标签和TODO标签。。。利用gmail +号的特性,随时通过邮件收集信息

    四、标签顺序因为是自动字母排列,所以用00- 01- 打上序号比较整齐

    五. 如何配置出和我那张图一样的效果:
    1. Setting-Theme-High Contrast 高对比度主题
    2. https://chrome.google.com/webstore/detail/dheionainndbbpoacpnopgmnihkcmnkl
    基本可以全选。。如果用聊天的话可以留下聊天,用Rapportive的话留下People Widget
    3. Lab里面能选就选。。多栏效果是右侧上方那个好多横线的按钮,但是貌似要开lab里面的某项。。我忘了哪个了。不过现在我不用多栏了,小屏幕用起来不是很舒服
    4. 右上角settings按钮-compact 密集型排列。。。也是小屏幕专用
    Elfe
        2
    Elfe  
       2012-05-17 02:43:18 +08:00
    工作原因,一直用outlook。最近刚开始用Mac上的Mail。其实大同小异,桌面的也好网页版的也好,邮箱都能被用作时间/效率管理工具。

    首要的一点是:用,且只用一个效率管理工具。有太多方法可以帮我们记下我们要做的事和做事时需要的信息,我曾使用小本子手写todolist,同时outlook中收到邮件需要take action的就加个小旗子进入任务列表,onenote用来记信息⋯⋯工具用得一多,脑子就不够用了,结果还得再多用一个N次贴把重要事情贴在显示器上提醒自己。
    某次我老板和我分享了他的方法,很高效:只用邮箱的inbox,for everything! 因为工作中必定有大量邮件,无论如何都会用到inbox,所以,就把它用到极致吧。

    通常未发出去的邮件会被保存在草稿箱里,outlook有一个功能:可以指定保存地点。于是设置为inbox,以后凡是想起什么,就写封只有标题和内容、没有收发件人的信,自动保存在inbox里。这样,inbox 就取代了别处的笔记。
    Mac的Mail有备忘录,也能保存在inbox里,一样效果。

    outlook允许定义规则让不同的邮件在标题列表中显示得不一样。比如:所有没有收发件人的信(也就是我的备忘)标记为红色粗体字;所有来自XXX feature team的邮件标记为蓝色,所有其他的to me的为橙色,所有cc me的为绿色etc. 不少人是设置类似规则将邮件放入不同文件夹。相比之下,我觉得这种标记不同字体颜色的方法更简单:你不用一个个的去看文件夹,只要待在inbox里就好。通常我只会对那些无关痛痒的讨论组邮件、build machine的自动邮件设置移文件夹的规则。
    Mac Mail也有同样功能。

    通常,保证inbox中不超过15封邮件。这是你近期需要关注的任务。
    平时邮箱在offline mode,每隔几个小时收发一次,以免频繁的被新邮件打搅。
    对邮件进行如下处理:
    *没有用的立刻删掉
    *需要回复的,回复后,如没用了,立刻删掉
    *若回复了还需要继续track的,只保留最新的(也就是刚回复的)邮件,删掉之前的 mail thread。记得将自己包含在收件人中,这样就不用到已发邮件中去找信了。
    *删老的mail thread时可能需要merge,尤其要注意不忘了老邮件中的附件。也要及时的把讲同一件事的几个mail thread合并成一封新邮件。
    *对于不需要继续track,但依旧有价值的邮件,archive到相应文件夹中。
    *有些邮件不能马上就回,但当天要采取行动的,留在inbox中,添一面小旗子,或者可以加彩色标签。outlook/Mac Mail/Gmail都有这功能。

    这样,处理过邮件(和自己的备忘)后,inbox中只留下需要采取行动或者需要track的事项,其中当天需要采取行动的有小旗子醒目标识。然后就根据这个任务列表工作吧,完成一项就摘掉一面旗子,可以的话就archive起来。

    差不多就是这些,很简单,却很有效,关键在于这样做你就只有一个 inbox 需要关注了。
    lackrp
        3
    lackrp  
       2012-05-17 02:55:51 +08:00
    邮件从来都不能提高效率,除非你的工作就是收发邮件。想提高效率,就要远离邮件,尽量减少每天中查收邮件的次数。

    相比而言,我觉得Calendar更适合提高效率,如果你能把自己的Calendar填满,就意味着每一分钟你都知道自己该做什么,这样效率才最高。
    Elfe
        4
    Elfe  
       2012-05-17 03:08:47 +08:00
    @lackrp 对的,提高效率的很重要一条,就是把outlook/Mail/... 设置成脱机状态,只在早晨、中午、晚上收发、处理一下邮件。
    处理完后,inbox里剩下的就是你的任务列表了。而它又包含所有的context,比单纯的一个任务标题要好很多。双栏/三栏的邮件阅读界面阅读起来也很流畅。
    之所以采用inbox,而不是别的记事软件,是因为在工作中/尤其是和外地的external team有紧密联系的工作中,无论如何都摆脱不了邮件。如果是两三人坐在一起的小团队,那直接说话就好了,完全不用邮件,更高效。
    通常calendar只用来安排会议,以及标记每周的运动、阅读、私人免打扰时间。
    lackrp
        5
    lackrp  
       2012-05-17 03:20:44 +08:00
    @Elfe 谢谢 :)在邮件的处理上,我们几乎一致,嘿嘿

    我有三个重要的calendar,
    一个如你所说,share给同事,用于安排会议
    一个安排私人事件,如朋友聚会等
    还有一个纯粹安排自己的工作,从早到晚,每半小时或者一小时,给自己安排好要做的事情
    这样的好处是,一方面非常清楚自己什么时间应该做什么,不会茫然;另一方面,每个时间单元都不长,可以给自己一些紧迫感;另外,可以帮助自己逐步认清自己的工作效率,估算什么样的事情需要多少时间完成。
    hELLoELL
        6
    hELLoELL  
       2012-05-17 04:31:23 +08:00
    处理完的邮件都存档,inbox 只存没有完成的邮件
    我喜欢web 端,至少还能把inbox分两块。

    大多数邮件都过滤掉,(email newsletter 做得太差的公司,一律过滤存档)

    不过看了上面的截图后,有必要 学着弄一个 to do. Doing. Later 的tag

    @sunshineg 乃趕緊來學習學習,給你佈置的任務呢!
    Just1n
        7
    Just1n  
       2012-05-17 16:20:27 +08:00
    @9hills
    我这边安装了Gmelius扩展,并且勾选了Ads和People Widget之后,然后再把gmail的三栏样式功能打开,有的邮件再点击之后并不会在右侧那一栏显示(一片空白),这时候如果再把中间那一栏的邮件列表用鼠标滚轮上下滚动下,右侧的邮件才会显示出来。

    但如果我不勾选People Widget这一选项,所有邮件都显示正常。不知道你有没有遇到这个问题。

    我已经向该扩展的作者反应了这个问题。
    9hills
        8
    9hills  
       2012-05-17 16:51:32 +08:00
    @Just1n 以前好像有这种现象,右侧邮件出来的有点慢。

    不过现在不用多栏了,因为屏幕太少,而且Rapportive很好用,可以查看某个人的Recent mail。弥补了gmail的不足
    FRHong
        9
    FRHong  
    OP
       2012-05-18 00:07:02 +08:00
    @9hills 谢谢!

    弱弱地问一句, 这几句 filter 是怎么样?在地址栏里面直接输入?

    yourname+save@href="/member/gmail">gmail.com
    xings
        10
    xings  
       2012-05-18 00:22:23 +08:00   ❤️ 3
    @FRHong 其实是这样的

    例如你注册的邮箱是[email protected],其实一但你注册了这个邮箱地址后后,任何ABCDEF+*@gmail.com的邮箱地址都将指向你的GMAIL(*为任意字母)。

    所以当你在一个BBS注册填写邮箱时,你可以填写[email protected],当这个BBS在通过EMAIL发给你任何通知的时候,发给[email protected]的邮件都会出现在你[email protected]的收件箱里。如果你在很多个BBS都是用[email protected]注册的,你就可以通过建立一个收件人为[email protected]的过滤器来过滤来自BBS的邮件。

    这样可以避免你重复的建立类似的过滤器,便于管理。

    还有一些小技巧。例如你的邮箱地址是[email protected], 别人输入[email protected]也同样会指向你的邮箱。
    flied
        11
    flied  
       2012-05-18 00:24:33 +08:00
    我其实很好奇的是另外一件事,你们都不用公司邮箱的吗?个人邮箱怎么都这么忙碌呢。
    FRHong
        12
    FRHong  
    OP
       2012-05-18 00:38:24 +08:00
    @xings 神!!!!!!!!感谢已经发了。
    @flied 同时上。个人邮箱处理公司的事情,公司以外的事情都是个人邮箱。
    FRHong
        13
    FRHong  
    OP
       2012-05-18 00:39:52 +08:00
    @xings 不过…… @href="/member/gmail">gmail.com 这个部分怎么理解?谢谢。
    xings
        14
    xings  
       2012-05-18 00:41:49 +08:00
    @FRHong = =|| 那是个什么书写错误吧。
    @9hills 的意思是
    过滤 [email protected]
    [email protected]
    [email protected]
    xings
        15
    xings  
       2012-05-18 00:44:10 +08:00
    @FRHong
    晕死,不能直接输入邮箱地址。会出现href="/member/gmail">,请直接忽略掉文章中的href="/member/gmail">部分。

    @livid 你解决下吧。
    Livid
        16
    Livid  
    MOD
       2012-05-18 00:55:21 +08:00
    @xings 收到,现在马上解决。
    POPOEVER
        17
    POPOEVER  
       2012-05-18 01:06:41 +08:00
    从来不整理的路过,主要靠 Label 自动分拣和搜索,这两样才是 Gmail 对我而言最实际有效的功能,其他也就摆个样子,我更注重怎么解决那些邮件带来的问题和工作
    Livid
        18
    Livid  
    MOD
       2012-05-18 01:12:32 +08:00
    @xings
    @FRHong 这个正则表达式问题现在已经解决。
    FRHong
        19
    FRHong  
    OP
       2012-05-19 21:18:08 +08:00
    @Livid 谢谢。想不到还能帮V2debug
    @xings 谢谢你的详细解释。

    @9hills
    看到你用下面五个标签(状态)来标记你的 GTD
    0. Doing
    1. Todo
    2. Later
    3. Drop
    4. Done

    如果理解争取的话,是不是
    Doing - 正在进行的项目
    Todo - 接下来要开始着手的项目
    Later - 不能忽略,但时间性不重要的项目
    Drop - 可以忽略的东西
    Done - 已经完成的项目

    所有进入 inbox 的邮件都要标记上以上标签呢?
    16love
        20
    16love  
       2012-05-19 21:32:48 +08:00
    ......无语

    说实话,我不知道GMail重度用户是个什么概念,邮件重度用户还差不多。

    如果你不忙,这些“效率”云云就是让你瞎忙。如果你真忙,你不会问“效率”这个幼稚的词,你只会想着早点放假摆脱这些fucking trash.
    9hills
        21
    9hills  
       2012-05-19 21:34:41 +08:00
    @FRHong 也不是。。。一般的那种通知类的就直接存档了,只有和工作相关且还没有进行处理的才需要标记。

    Doing:现在正在做的项目,但不是今天可以完成的,当日可完成的在Inbox中
    Todo:接下来要做的事情
    Later:一般用于现在没时间或者不打算处理的事情,留待以后哪天再做,一般不重要。一般是各种设想和杂事

    Drop:后来去掉了,直接删除邮件。
    Done:去掉了,用Gmail自己的存档就可以。反正各个项目有自己的项目标签,不怕找不到,何况还有搜索。
    9hills
        22
    9hills  
       2012-05-19 21:40:41 +08:00   ❤️ 1
    @FRHong 或者可以用电脑玩物的
    Today Tomorrow Working Review Plan 这种标签分类(Gmail应该不需要Today标签,用Inbox替代)

    反正GTD只是种工具,对我的帮助就是把头脑清空,把该做的事情统统扔给程序保存。自己只需要在开始工作的时候查看还有什么事情要做就行了。。

    GTD可以避免以下两种比较痛苦的情况:
    1. 忘了做某件很重要的事
    2. 脑子里老是想着什么什么时候有事情,搞得心神不宁。
    FRHong
        23
    FRHong  
    OP
       2012-05-29 15:29:56 +08:00
    @9hills 谢谢你的分享。非常受用。
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